電子帳簿保存法とは？2024年の改正ポイントをおさらい
電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿や書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。1998年に施行されましたが、デジタル化の進展に合わせて改正が繰り返されており、2024年1月に大きな変更が加わりました。
これまでの改正の流れ
| 時期 | 主な変更内容 |
|---|---|
| 2022年1月 | 手続きの簡素化・要件の緩和 |
| 2023年12月末 | 電子取引データ保存の猶予期間終了 |
| 2024年1月 | 電子取引データ保存が完全義務化 |
2024年の改正で変わった主なポイント
① 電子取引データ保存が完全義務化
メールやクラウドサービスで受け取った請求書・領収書などは、紙に印刷して保存することが認められなくなりました。必ず電子データのまま保存する必要があります。
② 検索要件の緩和
保存したデータの検索要件が一部緩和され、小規模事業者（売上1,000万円以下）は検索機能がなくても対応可能になりました。
③ 優良な電子帳簿の要件明確化
帳簿を電子データで保存する場合の要件が明確になり、優良な電子帳簿として認められると過少申告加算税が軽減されます。
対応が必要な事業者は？
電子帳簿保存法は、法人・個人事業主を問わずすべての事業者が対象です。特に電子取引データ保存は2024年1月から猶予なしの義務化となっているため、まだ対応していない場合は早急に対応が必要です。
3つの保存区分を理解しよう
電子帳簿保存法には、3つの保存区分があります。それぞれ対象となる書類と要件が異なるため、まず自社に関係する区分を把握しましょう。
① 電子帳簿等保存
対象： 会計ソフトなどで作成した帳簿・決算書類
自社で作成した帳簿や決算書類を電子データで保存する区分です。義務ではなく任意のため、紙で保存しても問題ありません。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対象書類 | 仕訳帳・総勘定元帳・決算書など |
| 義務・任意 | 任意 |
| 主な要件 | 訂正・削除の履歴が残ること |
| メリット | 優良な電子帳簿として認定されると過少申告加算税が軽減 |
② スキャナ保存
対象： 紙で受け取った請求書・領収書などをスキャンして保存
取引先から紙で受け取った書類をスキャンして電子データとして保存する区分です。義務ではなく任意ですが、対応すると紙の保管スペースを削減できます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対象書類 | 紙の請求書・領収書・契約書など |
| 義務・任意 | 任意 |
| 主な要件 | 解像度200dpi以上・カラー保存・タイムスタンプの付与 |
| メリット | 紙の保管が不要になる |
③ 電子取引データ保存
対象： 電子データで受け取った請求書・領収書など
メール・クラウドサービス・EDIなどで受け取った取引データを電子データのまま保存する区分です。2024年1月から完全義務化されており、すべての事業者が対応必須です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対象書類 | メール添付のPDF請求書・ネット通販の領収書など |
| 義務・任意 | 義務 |
| 主な要件 | 日付・金額・取引先で検索できること |
| 注意点 | 紙に印刷して保存するだけでは不可 |
3つの区分のまとめ
| 区分 | 義務・任意 | 優先度 |
|---|---|---|
| 電子帳簿等保存 | 任意 | 低（任意対応） |
| スキャナ保存 | 任意 | 中（ペーパーレス化に有効） |
| 電子取引データ保存 | 義務 | 高（早急に対応必須） |
2024年1月から義務化された「電子取引データ保存」の対応方法
電子取引データ保存の義務化で、最も対応が必要なのは**「電子データで受け取った書類を正しく保存すること」**です。具体的にどのような書類が対象になるかを確認しましょう。
電子取引データ保存の対象となる書類
| 受け取り方法 | 具体例 |
|---|---|
| メール添付 | PDF形式の請求書・領収書・契約書 |
| クラウドサービス | freee・MFクラウドから発行された請求書 |
| ネット通販 | AmazonやYahoo!ショッピングの領収書 |
| EDI取引 | 受発注システムで受け取った納品書 |
| FAX（インターネットFAX） | データとして受信したFAX文書 |
正しい保存方法の3つの要件
① 真実性の確保
保存したデータが改ざんされていないことを証明する必要があります。以下のいずれかの方法で対応します。
- タイムスタンプを付与する
- 訂正・削除の履歴が残るシステムで保存する
- 訂正・削除ができないシステムで保存する
② 可視性の確保
保存したデータをいつでも確認・印刷できる状態にしておく必要があります。
- ディスプレイ・プリンターを整備する
- データの内容を画面上で確認できる状態を維持する
③ 検索要件の充足
保存したデータを以下の条件で検索できるようにする必要があります。
- 取引年月日
- 取引金額
- 取引先名
ただし、売上1,000万円以下の小規模事業者は、税務調査の際にデータをすぐに提示できれば検索要件は免除されます。
最もシンプルな対応方法
難しく考えすぎる必要はありません。まずは以下の方法から始めましょう。
- メールで受け取ったPDF請求書はフォルダに整理して保存
- フォルダ名は「年月_取引先名_金額」などわかりやすい形式にする
- ネット通販の領収書はPDFでダウンロードして同じフォルダに保存
- クラウドの会計ソフトを使っている場合は、ソフト内の保存機能を活用する
電子帳簿保存法に対応するための4つのステップ
電子帳簿保存法への対応は、一度に全部やろうとすると混乱します。4つのステップに分けて順番に対応するのがおすすめです。
ステップ① 自社の電子取引を洗い出す
まず、どのような電子取引が発生しているかを確認します。
- メールで請求書・領収書を受け取っているか
- ネット通販で購入した際の領収書はどう管理しているか
- クラウドサービスから発行される請求書はあるか
- 交通系ICカードや電子マネーの利用明細はあるか
ステップ② 保存ルールを決める
洗い出した電子取引ごとに、保存方法のルールを決めます。
| 取引の種類 | 保存方法の例 |
|---|---|
| メール添付のPDF | 指定フォルダに保存・ファイル名を統一 |
| ネット通販の領収書 | PDFでダウンロードして保存 |
| クラウドサービスの請求書 | サービス内の保存機能を利用 |
| 電子マネーの利用明細 | CSVまたはPDFでダウンロード保存 |
ステップ③ 保存システムを整備する
保存ルールが決まったら、実際に保存できる環境を整えます。
- 小規模事業者の場合： フォルダ管理＋命名規則の統一で対応可能
- 中規模以上の場合： 電子帳簿保存法対応のクラウドサービスの導入を検討
ステップ④ 社内ルールを周知・運用する
経理担当者だけでなく、請求書や領収書を受け取る可能性がある全員にルールを共有します。
- 紙で届いた書類と電子データを混在させない
- 受け取ったデータはその日のうちに指定フォルダへ保存する
- 定期的に保存状況を確認する
対応のポイント
完璧なシステムを一気に構築しようとする必要はありません。まずステップ①と②だけでも取り組むことで、義務化への対応は大きく前進します。
対応しないとどうなる？ペナルティと注意点
「電子帳簿保存法に対応しなくても、すぐに罰則があるわけではないだろう」と思っている方もいるかもしれません。しかし、対応していない場合のリスクは想像以上に大きいです。
対応しなかった場合のリスク
| リスク | 内容 |
|---|---|
| 青色申告の取り消し | 帳簿書類の保存義務違反として青色申告が取り消される可能性がある |
| 重加算税の対象 | 不正と判断された場合、通常より重い税金が課される |
| 税務調査でのペナルティ | 電子取引データを提示できない場合、経費として認められないリスクがある |
| 過少申告加算税の増加 | 優良な電子帳簿として認定されない場合、加算税の軽減措置が受けられない |
特に注意すべき2つのケース
① 電子データを削除・印刷のみで保存していた場合
電子取引で受け取った請求書や領収書を印刷して紙で保存し、電子データを削除してしまうのは2024年1月以降はNGです。税務調査の際に電子データを提示できない場合、経費として認められないリスクがあります。
② 検索できない状態で保存していた場合
データをフォルダに保存していても、日付・金額・取引先で検索できない状態では要件を満たしていません。ファイル名の命名規則を統一するだけでも検索要件を満たせるため、早めに対応しましょう。
罰則の現状
現時点では「電子帳簿保存法に違反したから即座に罰金」という直接的な罰則規定はありません。ただし、税務調査で問題が発覚した場合に不利になるリスクが高く、青色申告の取り消しや重加算税といった深刻な結果につながる可能性があります。
「まだ大丈夫」と後回しにせず、早めの対応を強くおすすめします。
電子帳簿保存法に対応できるクラウドサービス比較
電子帳簿保存法への対応を効率化するには、対応クラウドサービスの導入が最も確実です。主要なサービスを比較しました。
主要クラウドサービス比較
| サービス名 | 項目 | 月額費用 | 無料プラン |
|---|---|---|---|
| freee会計 | 会計＋電子帳簿保存 | 1,980円～ | あり |
| MFクラウド会計 | 会計＋電子帳簿保存 | 1,280円～ | あり |
| 弥生会計 | 会計＋電子帳簿保存 | 1,000円～ | なし |
| jimooty（ジモティー） | 電子帳簿保存専用 | 無料～ | あり |
| Staple（ステイプル） | 電子帳簿保存専用 | 無料～ | あり |
サービス選びのポイント
① すでに会計ソフトを使っている場合
freee・MFクラウド・弥生はいずれも電子帳簿保存法に対応しています。追加費用なしで対応できるケースが多いため、まず使っている会計ソフトの設定を確認しましょう。
② 会計ソフトを使っていない場合
電子帳簿保存専用のサービスを導入するのが手軽です。無料から使えるサービスもあるため、まず試してみることをおすすめします。
③ 小規模事業者の場合
売上1,000万円以下の小規模事業者は、検索要件が緩和されています。フォルダ管理＋命名規則の統一だけで対応できるため、必ずしも有料サービスを導入する必要はありません。
最低限やっておくべきこと（無料でできる対応）
クラウドサービスを導入しない場合でも、以下の対応だけは必ず行いましょう。
- 電子データで受け取った書類は削除しない
- フォルダを「年月_取引先_金額」の形式で整理する
- バックアップをクラウドストレージ（GoogleドライブやDropbox）に保存する
よくある疑問Q&A
電子帳簿保存法についてよく寄せられる疑問をまとめました。
Q1. 紙で届いた請求書はどうすればいい？
紙で届いた請求書は、電子取引データ保存の対象外です。これまで通り紙のまま7年間保存すればOKです。スキャナ保存（任意）を活用すれば電子データに変換して保存することもできますが、義務ではありません。
Q2. Amazonや楽天の領収書はどう保存すればいい？
ネット通販で購入した際の領収書は電子取引に該当するため、PDFでダウンロードして保存する必要があります。画面のスクリーンショットでも対応可能ですが、日付・金額・取引先が明確に確認できる状態で保存してください。
Q3. メールで受け取った請求書を印刷して保存してはいけないの？
印刷して紙で保存すること自体は問題ありませんが、電子データも必ず残しておく必要があります。印刷後に電子データを削除してしまうのはNGです。
Q4. 個人事業主も対応が必要？
はい、個人事業主も対応が必要です。法人・個人を問わず、電子取引を行うすべての事業者が対象となります。
Q5. クレジットカードの明細は保存が必要？
クレジットカードの明細自体は電子取引データ保存の対象外です。ただし、クレジットカードで支払った際の領収書や請求書が電子データで発行された場合は、そのデータを保存する必要があります。
Q6. 保存期間はどのくらい？
電子取引データの保存期間は、法人は7年間（最大10年）、個人事業主は5年間です。青色申告をしている個人事業主は7年間の保存が必要です。
まとめ｜早めの対応で経理業務をラクにしよう
電子帳簿保存法は、最初は難しく感じるかもしれませんが、正しく対応すれば経理業務の効率化につながる制度です。この記事で解説した内容をおさらいします。
この記事のまとめ
- 電子帳簿保存法には「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3区分がある
- 2024年1月から電子取引データ保存が完全義務化。すべての事業者が対応必須
- 電子データで受け取った請求書・領収書は、削除せず電子データのまま保存する
- 保存したデータは「日付・金額・取引先」で検索できる状態にしておく
- 対応しない場合、税務調査でのペナルティや青色申告取り消しのリスクがある
- 小規模事業者はフォルダ管理＋命名規則の統一だけでも対応可能
今日からできる3つのアクション
① 電子データで受け取った書類を削除しない
まずこれだけでも徹底しましょう。削除してしまうことが最大のリスクです。
② 保存フォルダの命名規則を決める
「20240601_株式会社〇〇_110000円」のように、日付・取引先・金額がわかるファイル名にするだけで検索要件を満たせます。
③ 会計ソフトの電子帳簿保存法対応機能を確認する
freee・MFクラウド・弥生を使っている場合は、設定画面で電子帳簿保存法対応の機能が使えるか確認しましょう。
電子帳簿保存法への対応は、ペーパーレス化・経理業務の効率化にもつながります。義務だからと構えずに、経理をラクにするきっかけとして前向きに取り組んでみてください。
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