月次決算とは？年次決算との違いを確認しよう
月次決算とは、毎月末に1ヶ月分の収支をまとめて経営状況を把握するための作業です。年に1回行う年次決算とは異なり、月単位で会社の財務状況を確認することができます。
月次決算と年次決算の違い
| 項目 | 月次決算 | 年次決算 |
|---|---|---|
| 頻度 | 毎月1回 | 年1回 |
| 目的 | 経営状況の月次把握 | 税務申告・株主報告 |
| 法的義務 | なし | あり |
| 作成書類 | 試算表・損益計算書など | 決算書・税務申告書など |
| 重要度 | 経営判断に直結 | 法的義務・対外的な報告 |
月次決算が重要な理由
月次決算を行うことで、以下のメリットがあります。
- 経営の異常を早期に発見できる
売上の急落や経費の増加にすぐ気づき、早めに対策が打てます。 - 年次決算がスムーズになる
毎月きちんと帳簿を整理しておくことで、年次決算時の作業量を大幅に減らせます。 - 資金繰りの把握に役立つ
月ごとの入出金を把握することで、資金不足を事前に防げます。
月次決算を行うタイミング
一般的に、翌月の10日前後までに前月分を完成させるのが目安です。早ければ早いほど経営判断に活かせるため、できるだけ翌月5日以内を目標にしましょう。
月次決算を1日で終わらせるための事前準備
月次決算を1日で終わらせるためには、月末までに日々の作業をどれだけ前倒しできるかがカギです。当日に慌てないための事前準備を解説します。
事前準備① 日次入力を習慣化する
月次決算が遅くなる最大の原因は、日々の仕訳入力が溜まっていることです。毎日または週1回のペースで入力しておくことで、月末の作業量を大幅に減らせます。
| 入力頻度 | 月末の作業量 |
|---|---|
| 毎日入力 | ほぼゼロ |
| 週1回入力 | 少ない |
| 月末にまとめて入力 | 非常に多い |
事前準備② 領収書・請求書の整理ルールを決める
書類が整理されていないと、探すだけで時間がかかります。以下のルールを決めておきましょう。
- 領収書は受け取ったその日に所定の場所へ保管
- 請求書は「未払い」「支払済み」でフォルダを分ける
- 電子データは命名規則を統一してフォルダに保存
事前準備③ 銀行・クレカの自動連携を設定する
会計ソフトの自動連携機能を使うと、銀行口座やクレジットカードの明細が自動で取り込まれます。手入力の手間が大幅に減るため、まだ設定していない場合は必ず行いましょう。
事前準備④ 月末締めのスケジュールを決める
「何日までに何をするか」を事前に決めておくことで、作業が計画的に進みます。
| タイミング | 作業内容 |
|---|---|
| 月末最終日 | 売上・仕入の締め処理・未入力分の仕訳入力 |
| 翌月1〜3日 | 銀行残高の確認・未払費用の計上 |
| 翌月4〜5日 | 試算表の作成・内容確認 |
| 翌月10日まで | 月次決算の完成・経営者への報告 |
事前準備⑤ 前月の未解決事項をリスト化する
前月に「あとで確認しよう」と先送りにした事項は、必ずリストに残しておきましょう。翌月の月次決算時に一気に処理できます。
月次決算の進め方｜当日の作業手順
事前準備が整ったら、当日の作業をスムーズに進めましょう。以下の手順で進めることで、1日以内に月次決算を完成させることができます。
① 前月データの締め処理
まず、前月分のデータを確定させます。
- 売上・仕入の締め日を確認し、漏れがないか確認する
- 当月以降の取引が前月に混入していないか確認する
- 会計ソフトの「月次締め」機能がある場合は実行する
② 売上・仕入の確認
売上と仕入の金額が正しく計上されているか確認します。
- 売上台帳・請求書の合計と会計ソフトの売上金額が一致しているか
- 仕入先からの請求書と仕入金額が一致しているか
- 締め日をまたぐ取引が正しく処理されているか
③ 経費の仕訳入力
未入力の経費をすべて入力します。
| 経費の種類 | 確認ポイント |
|---|---|
| 交通費 | 交通費精算書と照合する |
| 通信費 | 携帯・インターネットの請求書を確認する |
| 消耗品費 | 領収書の未入力分がないか確認する |
| 給与 | 給与明細と一致しているか確認する |
| 家賃・リース料 | 毎月固定の経費が計上されているか確認する |
④ 残高確認・照合
帳簿上の残高と実際の残高が一致しているか確認します。
- 銀行残高：通帳またはネットバンキングの残高と一致しているか
- 現金残高：金庫や小口現金の実際の残高と一致しているか
- 売掛金：未入金の請求書と売掛金残高が一致しているか
- 買掛金：未払いの請求書と買掛金残高が一致しているか
⑤ 試算表の作成・確認
すべての入力・照合が完了したら試算表を作成し、以下の点を確認します。
- 前月と比較して大きく変動している科目はないか
- 売上・利益の進捗は予算通りか
- 異常な金額や科目の誤りはないか
試算表に問題がなければ月次決算は完成です。経営者や上司への報告資料としてまとめましょう。
月次決算を早く終わらせる5つのコツ
月次決算を効率化するための5つのコツを紹介します。どれか1つでも取り入れるだけで、作業時間を大幅に短縮できます。
コツ① 会計ソフトの自動化機能をフル活用する
会計ソフトには、作業を自動化できる機能が多数あります。
| 機能 | 効果 |
|---|---|
| 銀行・クレカの自動連携 | 明細の手入力が不要になる |
| 自動仕訳の学習機能 | 同じ取引先の仕訳が自動で入力される |
| 定期仕訳の登録 | 家賃・リース料など毎月同じ仕訳を自動化 |
| レシート撮影機能 | スマホで撮影するだけで仕訳が自動作成される |
コツ② 仕訳のテンプレートを作る
毎月発生する仕訳はテンプレート化しておきましょう。一から入力する手間がなくなり、ミスも減ります。
- 給与・社会保険料の仕訳
- 家賃・光熱費の仕訳
- リース料・サブスクリプション費用の仕訳
コツ③ 経費精算のルールを統一する
経費精算のルールがバラバラだと、確認作業に時間がかかります。以下を統一しましょう。
- 経費精算の締め日を月末に統一する
- 領収書の提出フォーマットを決める
- 少額経費（1,000円以下など）の処理ルールを決める
コツ④ 前月との差異確認を習慣化する
試算表を作成したら、必ず前月と比較します。大きく変動している科目があれば原因を確認しましょう。異常の早期発見が、修正作業の短縮につながります。
コツ⑤ 月次決算の作業をマニュアル化する
自分だけが理解している作業手順をマニュアルにまとめておきましょう。
- 担当者が変わっても同じ品質で作業できる
- 自分自身も毎月迷わず作業を進められる
- 抜け漏れのチェックリストとして活用できる
月次決算チェックリスト
月次決算の作業漏れを防ぐために、以下のチェックリストを活用してください。作業が完了したら順番にチェックしていきましょう。
【事前準備】月末までに完了させること
- 日々の仕訳入力は最新の状態になっているか
- 領収書・請求書の未処理分はないか
- 銀行・クレカの自動連携は正常に動作しているか
- 前月の未解決事項は処理済みか
【当日作業】月次決算当日に確認すること
- 前月データの締め処理は完了したか
- 売上台帳と会計ソフトの売上金額は一致しているか
- 仕入先の請求書と仕入金額は一致しているか
- 交通費・経費精算の未入力分はないか
- 給与・社会保険料の仕訳は正しく入力されているか
- 家賃・リース料など固定費の計上漏れはないか
- 銀行残高と帳簿残高は一致しているか
- 現金残高と帳簿残高は一致しているか
- 売掛金・買掛金の残高は正しいか
- 試算表に異常な金額や科目の誤りはないか
【完了確認】月次決算の仕上げ
- 前月と比較して大きく変動している科目の原因を確認したか
- 試算表を経営者・上司に報告したか
- 来月に持ち越す未解決事項をリスト化したか
- 月次決算のデータをバックアップしたか
このチェックリストをWordやスプレッドシートに保存しておくと、毎月使い回せて便利です。
よくあるつまずきポイントと対処法
月次決算を進める中で、多くの経理担当者がつまずきやすいポイントをまとめました。事前に把握しておくことで、スムーズに対処できます。
つまずき① 銀行残高と帳簿残高が合わない
最もよくあるつまずきです。原因と対処法を確認しましょう。
| 原因 | 対処法 |
|---|---|
| 未入力の取引がある | 通帳・明細を再確認して漏れを探す |
| 二重入力している | 同じ金額の仕訳が重複していないか確認する |
| 銀行手数料を計上していない | 振込手数料・口座維持費の入力漏れを確認する |
| 自動連携のタイムラグ | 連携データの取込日を確認する |
つまずき② 売掛金・買掛金の残高が合わない
- 請求書を発行したのに売上計上を忘れている
- 入金があったのに売掛金の消込をしていない
- 支払いが完了しているのに買掛金が残っている
対処法： 月末に請求書・領収書と売掛金・買掛金の残高を1件ずつ照合する習慣をつけましょう。
つまずき③ 勘定科目を間違えて入力してしまった
同じような名前の勘定科目を間違えて使ってしまうケースです。
対処法： よく使う勘定科目と具体例をまとめた一覧表を手元に置いておきましょう。会計ソフトの「よく使う科目」機能を活用するのも効果的です。
つまずき④ 前月の修正が発生した
月次決算完了後に、前月分の請求書や領収書が出てきた場合です。
対処法： 金額が小さい場合は当月に計上します。金額が大きく前月の損益に影響する場合は、前月の仕訳を修正した上で試算表を作り直しましょう。
つまずき⑤ 消費税の処理がわからない
税率が10%・8%・非課税と混在する取引の処理に迷うケースです。
対処法： 迷ったら課税区分を確認してから入力する習慣をつけましょう。会計ソフトの税率設定を正しく行っておくと、自動で処理してくれます。不安な取引は税理士に確認することをおすすめします。
まとめ｜月次決算は「仕組み化」がカギ
月次決算を1日で終わらせるためには、当日の頑張りよりも日々の積み上げと仕組み化が重要です。この記事で解説した内容をおさらいします。
この記事のまとめ
- 月次決算は毎月の経営状況を把握するための大切な作業。法的義務はないが、経営判断に直結する
- 1日で終わらせるカギは事前準備。日次入力・書類整理・自動連携の設定が重要
- 当日の作業は「締め処理→売上仕入確認→経費入力→残高照合→試算表作成」の順で進める
- 会計ソフトの自動化機能・テンプレート・マニュアル化で作業時間を大幅に短縮できる
- 銀行残高の不一致・売掛買掛の照合漏れ・勘定科目の間違いが主なつまずきポイント
月次決算を仕組み化する3つのステップ
① 会計ソフトの自動連携を設定する
まず銀行・クレジットカードの自動連携を設定するだけで、入力作業が大幅に減ります。
② チェックリストを作って毎月使い回す
この記事のチェックリストをベースに、自社に合った内容にカスタマイズして使いましょう。
③ 作業手順をマニュアル化する
自分だけが知っている手順をマニュアルにまとめることで、毎月迷わず作業を進められます。
月次決算は「大変な作業」ではなく、経営をサポートする強力なツールです。仕組み化することで、毎月の作業をどんどんラクにしていきましょう。
コメント