「月が変わった。でも、何から手をつければいいんだろう」
月初の1日目、画面を開いたまま手が止まる。経理を始めたばかりの頃、私はよくそうなっていました。
いまの私は、まず「自分だけで終わる仕事」から手をつけます。相手を待つ仕事は、後ろに回します。
私は中小企業で経理を20年やっています。この記事では、月初1日に私が実際にやっていることを順番に書きます。すべて私の場合の話として読んでください。
最初に開くのはExcel。今月の月次リストを作る
月初1日、私が最初にやるのは今月の月次リストを作ることです。開くのはExcelです。
仕訳でも、伝票でもありません。まず、今月やることを並べます。
理由は単純で、頭の中に置いておくと必ず抜けるからです。月次の作業は数が多く、しかも「相手から届くのを待つもの」が混ざります。待っているものは、待っている間ずっと頭の隅に居座ります。その状態で別の作業をすると、どちらも中途半端になります。
リストにしてしまえば、頭から出せます。手を動かす前に、まずリストを作る。これが私の月初1日の一手目です。
同時にカレンダーを見る。見るのは自社の休みだけではない
リストを作りながら、カレンダーを確認します。
土曜・日曜・祝日を見る。ここまでは、たぶん誰でもやります。
私がもうひとつ見るのは、相手先の休みです。
これは、経理を続けているうちに自然とやるようになりました。こちらが動ける日でも、相手が休んでいれば資料は来ませんし、問い合わせても返事は返ってきません。
自社のカレンダーだけを見て「今月は営業日が多いから余裕がある」と考えると、外していることがあります。こちらの営業日と、相手が動いている日は違う。月初1日にここを見ておくかどうかで、後半の慌て方が変わります。
着手するのは「自分だけで片づけられるところ」から
リストとカレンダーができたら、手をつけます。
順番の決め方は単純です。自分だけで片づけられるところから始めます。
相手がいないと進まない仕事は、こちらがどれだけ急いでも進みません。先にやろうとしても、結局止まります。止まっている間に他の作業へ移ればいいのですが、一度手をつけた仕事を途中で置くと、戻ってきたときにまた思い出すところからになります。
だから、最初から相手待ちのものには手をつけません。自分の手の中で完結するものを先に片づけて、その間に相手からの資料が届くのを待ちます。
具体的には、相手先への支払いの確認と、入金の確認です。どちらも、相手に何かを出してもらう必要がありません。こちらの手元だけで進められます。
ただ、入金の確認でも、複数の請求がまとめて振り込まれていると、どの請求分か分からず手が止まることがあります。そのときの確認順は、合算入金でどの請求分か分からないとき｜私はまず請求一覧から確認しますに書きました。
あとは毎月固定で入れる仕訳です。ただしここは会社によって中身がまったく違うので、あなたの会社に同じものがあるかは何とも言えません。「毎月、必ず同じように発生するもの」が自分の会社に何かないかを探してみてください。あれば、それが月初1日の一番手になります。
優先順位そのものの考え方は経理の仕事の優先順位｜判断基準は「相手先」に書きました。月初1日も同じで、相手がいる仕事かどうかで見ています。
並行して、どの取引先の資料が来ていないかを確認する
自分の作業を進めながら、同時にやることがあります。
どの取引先から資料が来ていないかの確認です。
待っているのは、主に請求書と経費精算です。午前中のうちに、この集まり具合を把握しておきたい。ここが見えていないと、午後になって「あれも来ていない」と気づくことになります。
なお、月次決算が終わらない原因が自分の作業ではなく、外から届く書類を待つ時間にあることは月次決算とは｜年次決算との違いと効率化の基本に書きました。あちらは月末までに前倒ししておく話です。この記事は、その先の月が変わった1日目に何をするかの話になります。
経費精算については経費精算の締め日ルール｜守ってもらうための工夫と対処法もあわせてどうぞ。
正直に書くと、午後もやることは変わりません
ここは正直に書きます。
午前と午後で、やることは変わりません。
午後もやっているのは、書類が届いていない取引先への問い合わせです。届いたものを処理して、届いていないところに連絡する。それの繰り返しです。
そして、詰まるところもいつも同じです。経費精算と、請求書を作るための基礎資料の待ち。ここで止まります。
「経理の1日」と聞くと、時間ごとに違う仕事をしているように思うかもしれません。私の月初1日は、そうではありません。午前も午後も、待って、確認して、問い合わせています。
段取りが崩れるのは、GWと年末年始
ここまで書いた段取りが、崩れる月があります。
ゴールデンウィークと、年末年始です。
理由は単純で、相手先も休んでいるからです。こちらが出社していても、資料は来ません。問い合わせても、返事は連休明けになります。
だから、月初1日にカレンダーで相手先の休みを見ておくわけです。連休が挟まる月は、動ける日数が思っているより少ない。そこを最初に把握しておかないと、後半で一気に苦しくなります。
崩れると分かっている月があるなら、崩れる前提で組む。それが分かるだけでも、月初1日にカレンダーを見る価値があります。
20年で変わったのは、自分がやるか、後輩を確認するかだけ
20年やって、月初1日にやることは基本的に変わっていません。
相手先の資料との金額の突き合わせ。届いていないところへの問い合わせ。これは新人の頃も、いまも同じです。
変わったのは一つだけです。
自分がやるのか、後輩がやっているかを確認するのか。その立場が変わりました。やっていることの中身は、20年前と同じです。
月初1日の着手順
ここまでを、実際に手を動かすときの形にまとめます。
| 順番 | やること | 理由 |
|---|---|---|
| 1 | 今月の月次リストを作る（Excel） | 頭の中に置くと抜ける |
| 2 | カレンダーを見る（土日祝＋相手先の休み） | 相手が休みの日は資料が来ない |
| 3 | 自分だけで片づけられる仕事に着手する （支払いの確認・入金の確認・毎月固定の仕訳） |
相手待ちは急いでも進まない |
| 4 | 並行して、資料が来ていない取引先を確認する | 待ちの発生源を早く知る |
| 5 | 届いていない相手に問い合わせる | 午後もこれの繰り返し |
1と2は、手を動かす前の作業です。ここを飛ばして仕訳から入ると、あとで戻ることになります。
まとめ｜月次だからといって、毎月新しいことが起きるわけではない
月初1日に私がやっていることを書いてきました。
- 最初に今月の月次リストをExcelで作る
- カレンダーで、自社の休みと相手先の休みを確認する
- 着手するのは自分だけで片づけられるところから（支払い・入金の確認、毎月固定の仕訳）
- 並行して、資料が来ていない取引先を確認する
- 午前も午後も、やることは変わらない
- 崩れるのはGWと年末年始
最後に、20年やって一番強く思っていることを書きます。
月次だからといって、毎月新しいことが発生するわけではありません。
毎月、同じものを待って、同じところで詰まります。20年経っても同じです。
だから、月初1日にやることは決まっています。決まっているものを、決まった順番でやる。それだけです。手が止まっているなら、まずリストとカレンダーからで大丈夫です。
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